• شهادة جامعية في مجال إدارة الاعمال أو الاقتصاد أو مايعادلها من اختصاصات مهنية ذات صلة.

• سنوات الخبرة المطلوبة / Required years of experience:

• خبرة في المجال الإداري أو الإشرافي لمدة لا تقل عن 3 سنوات.

• خبرة في المنصب الوظيفي المطلوب لمدة لا تقل عن 7 سنوات.

• خبرة في العمل الانساني أو الاغاثي لمدة لا تقل عن 5 سنوات.

• الكفاءات، المقدرات، المهارات والتدريبات المطلوبة / Competencies, capabilities, skills and training required:

• قدرة عالية على القيادة والتوجيه، مع مهارات تطوير ومتابعة فعالة.

• مهارة ابتكار حلول عملية للتحديات اليومية.

• كفاءة في تنظيم العمل وتحديد الأولويات بكفاءة.

• مهارات تواصل وتفاوض فعالة، مع القدرة على التعامل مع الآخرين باحترافية.

• القدرة على تنسيق الموارد وإدارة المهام المتداخلة بكفاءة.

• تحمل عبء العمل العالي والعمل في بيئات معقدة مع الحفاظ على أخلاقيات مهنية.

• القدرة على العمل بشكل مستقل أو كجزء من فريق.

• استخدام ممتاز للحاسب الآلي وبرامج المكتب.

• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية محادثة وكتابة بمستوى متقدم.

• التحلي بالدقة، الالتزام بالمواعيد، وتحمل المسؤولية.

• أي متطلبات إضافية / Any additional requirements:

• معرفة جيدة وإلمام كافي بالسياسات والإجراءات المتبعة ضمن قسم العمليات والشؤون الإدارية ضمن منظمات العمل الانساني في سوريا.

• يعتبر المسؤول عن تخطيط وادارة كافة العمليات الإدارية للمؤسسة والمشاريع التابعة لها، من أجل توفير احتياجاتها من الكفاءات البشرية ومن النظم والتقنيات ووسائل العمل والخدمات العامة، ويعمل على تطبيق السياسات والإجراءات واللوائح المعتمدة في مجال شؤون العاملين وعلاقات العمل وذلك بالتنسيق مع الجهات ذات الصلة داخل المؤسسة وخارجها. و يعتبر منسق العمليات والشؤون الادارية مسؤولاً عن إجراء تقييمات للعمليات داخل المؤسسة بما يضمن تحسين الكفاءة والفعالية ويسهل العمليات الإدارية بالنسبة لباقي الادارات والاقسام والموظفين أصحاب المصلحة.
• • المهام المطلوبة / Required tasks:• يشارك في عملية التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة ويشرف على تنفيذ وتحقيق الأهداف الاستراتيجية الخاصة بقسمه وفقاً للخطة الاستراتيجية المعتمدة.• يشارك في اجتماعات فريق الادارة الاستراتيجي لتنسيق العمل مع باقي الادارات ووضع استراتيجية المؤسسة وسياساتها العامة.

  • يشرف على عمل الوحدات الداعمة (الموارد البشرية-المشتريات والشؤون اللوجستية، الأمن والسلامة، والشؤون الادارية) ومدى توافقها مع السياسات والاجراءات المعتمدة.

  • يشرف على تطبيق لائحة الموارد البشرية والقرارات الادارية على الموظفين تحت إشرافه.

  • يضع خطة سنوية بالاعمال والبرامج التي تنفذها الوحدات التي تقع في ادارته متضمنة موازنتها ومؤشرات أدائها وذلك استناداً الى احتياجات ادارات ووحدات المؤسسة الاخرى واستراتيجية وسياسات المؤسسة المعتمدة.

  • يشرف على تحديد احتياجات المؤسسة من القوى العاملة عن طريق ادارة الموارد البشرية وذلك بالتنسيق مع مكاتب وإدارات ووحدات المؤسسة الأخرى.

  • يشرف على إعداد موازنة الرواتب والأجور والمكافآت السنوية بالتنسيق مع الإدارة المالية.

  • يشرف على تطبيق انظمة العمل ولوائح وإجراءات شؤون الموظفين التي تعتمدها المؤسسة ويتأكد من سلامتها توافقها مع قوانين وتشريعات بلد العمل.

  • يشرف على تطوير وتطبيق نظام تقييم أداء العاملين ويتأكد من سلامة النماذج المستخدمة في التقييم وتجهيزها وتعميمها على الإدارات في الوقت المحدد ثم استلامها ومراجعتها قبل رفعها الى المدير التنفيذي للاعتماد.

  • يعتمد برامج الإجازات في الوحدات التابعة لادارته ويناقش مع ادارة الموارد البشرية خطة التدريب المقترحة لموظفي الجمعية قبل رفعها للاعتماد النهائي.

  • يحل الخلافات والنزاعات التي قد تنشأ بين أطراف داخلية او خارجية كما يعمل على توفير بيئة عمل صحية يسودها الاستقرار والعلاقات الودية بين الموظفين وتنمية روح الفريق والولاء للمؤسسة.

  • يشرف على تعيين ومتابعة توظيف الموارد البشرية في الوحدات الواقعة ضمن ادارة العمليات والشؤون الادارية ويصادق على مسابقات التوظيف التي تقوم بها المؤسسة في المنطقة تحت إشرافه.

  • يدير عملية مراقبة وتوثيق اصول المؤسسة في منطقة العمل التابعة له، بمافي ذلك الأصول الثابتة بقيمها المادية بالتنسيق مع الإدارة المالية ومتابعتها وانتداب اللوجستيين للكشف عليها دورياً ورفع تقارير بحالتها.

  • القيام بأي مهام أخرى يكلف بها من قبل مديره المباشر حسب اختصاصه.

  • المسؤوليات الإشرافية / Supervisory responsibilities:

  • كافة الادارات والكوادر التابعة له في مكاتب المؤسسة.

  • مستويات الاتصال / Communication levels:

  كافة الادارات ومكاتب المؤسسة، مجلس الادارة، المانحين والشركاء.

  • الصلاحيات الإدارية / Administrative authority:

  • توجيه وتنسيق أنشطة الموظفين تحت اشرافه وضمان التزامها بالسياسات والإجراءات المؤسسية.

  • متابعة الأداء اليومي للموظفين وتقييم أدائهم بشكل دوري.

  • اتخاذ القرارات المتعلقة بتوزيع المهام وجدولة العمل.

  • تنظيم الأنشطة المتداخلة بين مختلف الاقسام تحت إشرافه وضمان اتساقها بما يساهم في تحقيق الاهداف المرجوة.