الرمز الوظيفي :AHF-2021_25

نبذة عن المؤسسة:
مؤسسة غير ربحية تقدم المشاريع والخدمات الإنسانية للمجتمع السوري، قادرة على الانتشار والوصول إلى المستحقين، بمصداقية وكفاءة وشراكة فاعلة.

المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة:

• جامعي، يفضل بكالوريوس إدارة أعمال.
• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الخدمات الادارية.
• لديه مهارات الاتصال وفن التعامل مع الآخرين.
• إجادة استخدام الكمبيوتر والبرامج المكتبية.
• إتقان اللغة التركية قراءة وكتابة ومحادثة بدرجة ممتازة.

المهام والمسؤوليات:

• ضبط وتنسيق سفرات العمل للموظفين في المكتب بالتنسيق مع المدير المباشر والإدارات المعنية ضمن المؤسسة ومتابعة حصولهم على حجوزات الطيران والفنادق.
• إدارة السيارات الخاصة بالمؤسسة إن وجدت والتأكد من استخدامها ضمن سياسة المؤسسة المعتمدة.
• ترتيب استقبال ضيوف المؤسسة والتأكد من ترتيب أمورهم بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
• حضور الاجتماعات الإدارة التنفيذية والاجتماعات التي تقام مع أطراف من خارج المؤسسة وكتابة محاضر الاجتماعات والقيام بأعمال الترجمة عند اللزوم.
• القيام بالترتيبات اللازمة وتوفير الامور اللوجستية للمناسبات والبرامج التدريبية التي تقوم بها المؤسسة.
• ضبط بيئة العمل والتأكد من توفير المستلزمات اليومية من قرطاسية وضيافة وما إلى ذلك.
• أرشفة الورقيات التي تتعلق بعمله في المؤسسة والمحافظة عليها بشكل مرتب وآمن.
• الأشراف على المرؤوسين وتقييم عملهم (عمال نظافة، سائقين …).
• متابعة أمور الصيانة الفنية والتقنية للمكتب ولتجهيزاته التقنية بالتنسيق مع الإدارة التقنية واللوجستية.
• إدارة صندوق النثريات الخاص بالمكتب ضمن السلفة التي تصرفها له الإدارة المالية مع التعهد بتبرير هذه السلفة بشكل دوري مع المحاسب الذي يتبع له المكتب.
• متابعة دفع الفواتير الخاصة بالمكتب (ماء، كهرباء، انترنت، آجار…).
• متابعة وإدارة الشحن والبريد الداخلي والخارجي عن طريق التعاقد مع شركات الشحن والبريد السريع.
• الاعمال الخارجية المتعلقة بأعمال المؤسسة.
• يعمل على تنظيم عمل مكتب المدير التنفيذي وسرعة انسيابية العمل.
• يعد ويحتفظ بقوائم الاتصالات بمختلف مستوياتها للعودة لها.
• يشارك في استقبال زوار المدير التنفيذي وينسق مع المكتب الإعلامي بشأن تسجيلها وتوثيقها عند الحاجة.
• يقدم تقارير متكاملة عن سير تنفيذ الإجراءات والتوجيهات التي يصدرها المدير العام.
• يحضر اجتماعات المدير التنفيذي ويقوم بتحرير المحاضر وطباعتها وتوزيعها حسب التوجيهات.
• متابعة النقاط المنبثقة عن الاجتماعات مع الجهات المعنية.
• التواصل مع الوحدات والإدارات في المؤسسة لمتابعة المهام.
• القدرة على السفر عند الحاجة.
• يؤدي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي في مجال تخصصه.

ساعات العمل الأسبوعية: 45

العدد المطلوب: 1

الجنس: ذكر/انثى

تعطى الأولوية لموظفي المؤسسة أو ممن سبق لهم العمل في المؤسسة أو ذوي الاحتياجات الخاصة الذي لا تعيقه إصابته عن اداء كامل مسؤوليات ومهام الوظيفة أو أصحاب الخبرات الاقدم