الرمز الوظيفي: AHF-HIRE-63
| المسمى الوظيفي | الإدارة التي يتبع لها | مكان العمل | آخر موعد للتقديم |
|---|---|---|---|
| مساعد إداري | إدارة العمليات الإدارية | تركيا – اسطنبول | 31/1/2023 |
نبذة عن المؤسسة:
مؤسسة غير ربحية تقدم المشاريع والخدمات الإنسانية للمجتمع السوري، قادرة على الانتشار والوصول إلى المستحقين، بمصداقية وكفاءة وشراكة فاعلة.
المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة:
- جامعي – يفضل بكالوريوس إدارة أعمال
- خبرة لا تقل عن سنة في مجال الخدمات الادارية ضمن العمل الانساني.
- لديه مهارات الاتصال وفن التعامل مع الآخرين.
- إجادة استخدام الكمبيوتر ولديه إلمام بالامور التقنية.
- إجادة اللغة العربية والتركية بشكل ممتاز.
المهام والمسؤوليات:
- ضبط وتنسيق سفرات العمل للموظفين في المكتب بالتنسيق مع المدير المباشر والإدارات المعنية ضمن المؤسسة ومتابعة حصولهم على حجوزات الطيران والفنادق.
- ترتيب استقبال ضيوف المؤسسة والتأكد من ترتيب أمورهم بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
- حضور الاجتماعات التي تقام مع أطراف من خارج المؤسسة وكتابة محاضر الاجتماعات والقيام بأعمال الترجمة عند اللزوم.
- القيام بالترتيبات اللازمة و توفير الامور اللوجستية للمناسبات والبرامج التدريبية التي تقوم بها المؤسسة.
- ضبط بيئة العمل والتأكد من توفير المستلزمات اليومية من قرطاسية وضيافة وما إلى ذلك.
- متابعة أمور الصيانة الفنية والتقنية للمكتب ولتجهيزاته التقنية بالتنسيق مع المسؤول التقني والمسؤول اللوجستي.
- إدارة صندوق النثريات الخاص بالمكتب ضمن السلفة التي تصرفها له الإدارة المالية مع التعهد بتبرير هذه السلفة بشكل دوري مع المحاسب الذي يتبع له المكتب.
- اعداد الخطابات الرسمية والقرارات الادارية والتنسيق مع الشؤون القانونية لاعداد طلبات تجديد اذونات المعابر والاتفاقيات مع الجهات الرسمية والجهات الشريكة.
- متابعة استكمال التوقيعات على القرارات والاوراق الرسمية وكشوفات الرواتب الشهرية.
- متابعة دفع الفواتير الخاصة بالمكتب (ماء، كهرباء، انترنت،، عائدات، آجار،…).
- متابعة وإدارة الشحن والبريد الداخلي والخارجي عن طريق التعاقد مع شركات الشحن والبريد السريع.
- أرشفة الأوراق التي تتعلق بعمله في المؤسسة والمحافظة عليها بشكل مرتب وآمن.
- الأشراف على المرؤوسين وتقييم عملهم (المستخدمين،….).
- يؤدي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر في مجال تخصصه.
العدد المطلوب: 1
الجنس: كلاهما
طبيعة الدوام: 40 ساعة في الاسبوع
تعطى الأولوية لموظفي المؤسسة أو ممن سبق لهم العمل في المؤسسة أو ذوي الاحتياجات الخاصة الذي لا تعيقه إصابته عن اداء كامل مسؤوليات ومهام الوظيفة أو أصحاب الخبرات الاقدم.