الرمز الوظيفي

المهام والمسؤوليات:

• ضبط وتنسيق سفرات العمل للموظفين في المكتب بالتنسيق مع المدير المباشر والإدارات المعنية ضمن المؤسسة ومتابعة حصولهم على حجوزات الطيران والفنادق.
• إدارة السيارات الخاصة بالمؤسسة إن وجدت والتأكد من استخدامها ضمن سياسة المؤسسة المعتمدة.
• ترتيب استقبال ضيوف المؤسسة والتأكد من ترتيب أمورهم بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
• حضور الاجتماعات الإدارة التنفيذية و الاجتماعات التي تقام مع أطراف من خارج المؤسسة وكتابة محاضر الاجتماعات والقيام بأعمال الترجمة عند اللزوم.
• القيام بالترتيبات اللازمة و توفير الامور اللوجستية للمناسبات والبرامج التدريبية التي تقوم بها المؤسسة.
• ضبط بيئة العمل والتأكد من توفير المستلزمات اليومية من قرطاسية وضيافة وما إلى ذلك.
• أرشفة الورقيات التي تتعلق بعمله في المؤسسة والمحافظة عليها بشكل مرتب وآمن.
• الأشراف على المرؤوسين وتقييم عملهم (عمال نظافة، سائقين،….).
• متابعة أمور الصيانة الفنية للمكتب ولتجهيزاته بالتنسيق مع الإدارة.
• إدارة صندوق النثريات الخاص بالمكتب ضمن السلفة التي تصرفها له الإدارة المالية مع التعهد بتبرير هذه السلفة بشكل دوري مع المحاسب الذي يتبع له المكتب.
• متابعة دفع الفواتير الخاصة بالمكتب (ماء، كهرباء، انترنت،آجار،…).
• متابعة وإدارة الشحن والبريد الداخلي والخارجي عن طريق التعاقد مع شركات الشحن والبريد السريع.
• يؤدي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر في مجال تخصصه.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• شهادة جامعية – يفضل بكالوريوس إدارة أعمال
• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الخدمات الادارية.
• لديه مهارات الاتصال وفن التعامل مع الآخرين.
• إجادة استخدام الكمبيوتر.
• إجادة اللغة العربية و الإنكليزية والتركية قراءة و كتابة و محادثة.

أخر موعد لتقديم الطلبات يوم الجمعة 14/8/2020